Возникла такая трудность. К моим обязанностям добавилось отслеживание дебиторской задолженности. Сам расчет, обзвон и т.п. не составляет труда, а вот организация отслеживания отсрочки пока не поддается.

Все это на данный момент выглядит так:

Документ по которому идет учет: оборотно-сальдовая ведомость + ежедневный список реализации продукции;
Софт: Microsoft Excel;

В ведомости я использую только последние два столбца "Дебет" и "Кредит" на конец периода. Тут все просто, имеется дебет у клиента 100.000 оплатил 20.000, осталось 80.000, ну и наоборот с кредитом.

Сама трудность вот в чем: имеется более 100 клиентов на каждый прайс. Отгрузка происходит каждый день и может составлять в сумме от 4 до 40 в день. У каждого клиента свои условия от предоплаты и заканчивая отсрочкой платежа до 45 дней. Платят, как правило суммами-частями... А на следующий день идет другая отгрузка, на другую сумму, которая будет оплачиваться так же частями и т.п.

Как правильно организовать учет отсрочки при частых отгрузках и оплаты несколькими платежками... ???

Ой, только заметил, очепятался в названии темы, в слове "Отсрочка"..., исправьте пожалуйста (:

Сообщение отредактировал Loman - 3.10.2011, 10:36

Добрый день!

Каждая фирма изобретает по данному вопросу свой лисапед, в зависимости от стратегических своих задач. В обычных оперативных задачах нормальные программы учета имеют набор ограничителей по выписке отгрузочных накладных, например в УС Land (правила работы прописаны на конкретного покупателя):

- запрет при наличии просрочки оплаты;
- при наличии определённого числа неоплаченных накладных;
- при превышении товарного кредита покупателем и тому подобное

т.е. отдельный человек данной фигнёй (отслеживанием просрочек не занимается)... В то же время при наличии "запрета отпуса" покупателем начинаю заниматься его торговый агент или служба безопастности, которые используют различное (для разных фирм) понимание понятия просрочки (дебиторки), например самый простой вариант:

Определяется период (возможно будущий) возникновения просрочки, ограничения по выборке по покупателям и т.д и получаем аналитику типа


Где отражены накладные по которым закончился срок оплаты, но они не полностью оплачены... С данным документом работают, как правило торговые агенты.

Более сложную аналитику можете посмотреть на картинке:

 prorser.JPG ( 64.2 килобайт ) Кол-во скачиваний: 10

Немного не понял Вашего вопроса, то есть Вас не устравает софт, который Вы используете?

Попытаюсь рассказать более подробно, что мне необходимо (:.
Мне необходимо "изобрести велосипед", используя Excel, для более четкого контроля оплаты и отсрочки, и в случае появления негативных данных типа - просрочка, реагировать на них.

Сейчас это выглядит так: имеется файл, где ведется общий контроль на каждого клиента по "дебет/кредит". Имеется файл реализации, обновление которого (отгрузки с нашего склада) контролирует начальник отдела продаж. Я беру с этого файла сумму с каждого клиента и заношу в дебет/кредит (плюс, минус). В файле реализации я ставлю себе пометки в виде даты отсрочки на каждого клиента, но проблема в том, что клиент может на неделе сделать несколько заказов, а оплачивать их не суммами равными этим заказам, а частичными платежами причем за разные заказы, соответственно при такой системе приходится считать, что поступающие платежи являются оплатой за более старшие заказы, но на самом деле же выходит не так. Бывает, что звонишь и говоришь "У вас имеется задолженность 250.000 р. Когда ожидать оплату, давайте составим график реструктуризации долга и т.п.", а тебе в ответ "Вы что?! Я вчера оплатил, имеется платежка!". Получается, что происходит путаница в датах и суммах. Поэтому мне приходится тратить время на то, чтобы высчитать долг на каждую сумму, от каждого платежа и т.п.
Данные с банка я получаю каждое утро и вечер. Да, там указан номер платежки, дата от какого числа и т.п. Но у меня же нет данных что эта за платежка и в какой долг ее вписывать, эти данные мне не предоставляют. Получается твердый, жесткий геморрой... Счет может быть выставлен, допустим, на 23.10.2011., а отгрузка пройдет в реализации только 30.10.2011. И отсрочка будет считаться от 30.10.2011. А клиент оплачивать счет с даты 23.10.2011.
Притом этот файл реализации берется с корп. сетки, но мне приходится обновлять его в ручную, иначе при простой замене все мои заметки по датам отсрочки слетят...

Я пришел в эту компанию не так давно, но человек до меня работал именно так, каждый день он вел расчет на бумажках, каждый день их переписывал и т.п. До этого человека все делалось точно так же... Но я понимаю, что можно сделать это более организованно, но у меня катастрофически не хватает времени на то, чтобы все это четко продумать и просчитать, поэтому прошу совета у вас.

Наверное, то что я описал, является примером хреновой организации учета. Буду признателен, если направите в нужном направлении для исправления всей этой каши и облегчения мне жизни... (:

Сообщение отредактировал Loman - 3.10.2011, 19:44

Я пользуюсь автоматическим отчетом, в котором по каждому клиенту, по каждой его накладной отражаются данные о просрочке в днях и даже штраф ответственного менеджера в днях... Но все таки это наверное касается софта, трудно представить как такой отчет "сколотить" вручную))) тем более если у всех клиентов отсрочка разная...

Сообщение отредактировал Ruper - 4.10.2011, 7:24

Да я этих накладных и не вижу, просто по данным реализации формирую таблицу долгов на заказ и т.п. Одним словом - хочется нормального учета... А денег на такой софт давать не хотят...

Сообщение отредактировал Loman - 4.10.2011, 9:12

а отсрочки у всех разные?

По-моему тут больше 1С попахивает нежели Экселем.

Ну да, но раз софта нет можно поробывать заготовку в экселе сделать которая сама будет считать когда кому пора звонить... Но это тоже потребует немалого труда так как все данные придеться своевременно вносить вручную...

Можено это сделать в Аксэсе, но нужно будет доплачивать за доработку.

Да, отсрочка может составлять от 3 до 45 дней, как календарных, так и банковских... (:


Я тоже к этому склоняюсь, но 1С у нас юзает только бухгалтерия...


Уже думал о таком, даже собрался делать, но после тщательного анализа пришел к выводу, что будет тоже самое ибо остается проблема с разностью сумм и дат оплаты (:


Вот и я говорю, что надо заплатить раз и не мучаться (:, а начальство только и знает, что лук сажать :D

Может Вам вообще такую форму на Фондейшене забахать и не парится, там как минимум за лицензию Вам платить не предётся?

Я то готов на все, но вот ни я это решаю ))))

Вам просто надо попробовать конструктивно объяснить руководство, что это уже область интеграторов и тут необходимы сторонние разработки, а уже на чём и как это дело пятое, которое зависит от бюджета.

Когда я начал работать с дебиторкой, я сразу сказал о такой необходимости, но пока безрезультатно (: Но буду вдалбливать, может, чего-то и добьюсь (:

Если нужна помощь, то пишите

Из-за того, что на производстве сейчас много первостепенных задач, то трудности в отслеживании дебиторки откладываются на энные сроки, в данный момент начальству проще задействовать человеческие ресурсы, чем внедрение новых форм учета и т.п. Если будут подвижки, то я отпишусь

Сообщение отредактировал Loman - 4.10.2011, 16:41

Да не вопрос, в подписи мой сайт есть, можете напрямую в офис звонить, спросите меня)))))
Ха, шучу, Виталия или Вячеслава)))

Была похожая работа. Но моей компании программу написал местный программист а Аксессе, очень удобно. Но ежедневно нужно вносить данные об оплатах и заносить инвойсы с отсрочками. А табличка формировалась автоматом. В первом столбце общая дебиторка, в след идет разбивка задолженность более 5 дней, 7, 15 и 30. Затем когда менеджеры заморочились вручную им отнимала из этой таблички (табл можно было распечатать в екселе) платежки на руках, но деньги которые еще не поступили. Но у меня проблем с платежками не было, во-первых почти всегда указан покупатель и номер инвойса и покупателей приучили сбрасывать их, тк деньги могли гулять до недели, ну чтоб не получать от меня писем, а во-вторых у меня была табличка, в которую я вносила все (а их было оочень много) инвойсы(номер инв,сумму, даже отсрочку) и например поступила сумма -покупателя вижу, а по каким инвойсам нет. Беру отсортировку в екселе по покупателю и вручную подбиралась нужная сумма с помощью контрл)) пару секунд и все готово))
У вас же не понимаю почему отсрочка идет с даты выставления инвойса?
У нас, инвойс до отгрузки-это предоплата. Её вносишь по факту, и в таблице она идет-.
Еще, просите клиентов указывать, обязательо номер ивойса (он должен быть оригинальным)в детали платежа.
Вообще не видя инвойсов сложно следить за их оплатой. Мне кажется проблема не в софте, а в организации у вас обязанностей.

Ну Аксесс вообще почти тот же ШареПоинт, если убрать возможности создания рабочих процессов и документооборота, ну и ещё пару мелких технических возможностей ядра.

Мне кажется, это решается гораздо проще. При заключении договора (или в дополнении к существующему договору), в разделе о порядке оплаты, подробно расписываете, что должен оплачивать клиент в первую очередь, на что начисляется пеня и в какой очередности. Указываете, что учет погашения долга поставщику (производителю) производится по очередности, от более ранних заказов.
Получая оплату по частям, вы сначала зачисляете на погашение первой накладной, потом второй, третьей и т.д.
Для вас будет легче вести свой учет. Для фирмы, сразу будет виден клиент, который выходит из дозволенных лимитов, в случае спорных вопросов, будет известно место отсчета для пени, штрафов.
Обычно, поставщики или крупные потребители, диктуют такие условия. Им, для учета и необходимо, чтобы поступающие деньги шли на погашение более старой накладной.
В таком варианте, ваше руководство согласится на дополнение к договорам с существующими клиентами и внесения вашего пункта в новые договора. Затрат на ....листов, а результат через 1-2 недели будет виден.

Надеюсь, что смысл по оплатам, изложил понятно.

С точки зрения документооборота это вообще шаг назад, то есть та же волокита, только клиенту стало невыгодно задерживать платежи, а уважаемый займётся рутинной работой с контролем пени и штрафов, те же яйца только в профиль, хотя нет не те, я бы сказал так если бы Вы предложили это 5 лет назад, чуть ли не гениально было бы, а сейчас это только усугубит весь процесс работы.

Вот в чем шаг назад, не понятно? Вопрос поднимался именно о сложности ежедневного разноса оплаты, поступающей частями по разным накладным. Придложив вести учет оплаты поступающих платежей, сначала на первую накладную, вторую и т.д. С последующим учетом даты отсрочки, от последней неоплаченной накладной. Каким образом произошел шаг назад? Чем =это только усугубит весь процесс работы= не могу понять. Просто не доходит. Может разные понятия первичного учета и анализа? поясните!
Вот описан сам вопрос, беспокоющий Lomanа:

Я беру с этого файла сумму с каждого клиента и заношу в дебет/кредит (плюс, минус). В файле реализации я ставлю себе пометки в виде даты отсрочки на каждого клиента, но проблема в том, что клиент может на неделе сделать несколько заказов, а оплачивать их не суммами равными этим заказам, а частичными платежами причем за разные заказы, соответственно при такой системе приходится считать, что поступающие платежи являются оплатой за более старшие заказы, но на самом деле же выходит не так. Бывает, что звонишь и говоришь "У вас имеется задолженность 250.000 р. Когда ожидать оплату, давайте составим график реструктуризации долга и т.п.", а тебе в ответ "Вы что?! Я вчера оплатил, имеется платежка!". Получается, что происходит путаница в датах и суммах. Поэтому мне приходится тратить время на то, чтобы высчитать долг на каждую сумму, от каждого платежа и т.п.

По моему, прекрасно решается вопрос с путаницей в датах и суммах. Не надо будет вычислять долг на каждую сумму , от каждого платежа и т.д.
Очень интересно ваше мнение. Очень! В чем и где произойдет шаг назад и усугубление всего процесса?



Сообщение отредактировал opp - 24.11.2011, 12:55

Вот логически Вы всё описали, а как, то есть как это будет в организации?
Вот я клиент:
Я купил 10 серверов, внёс предоплату, 100 косарей, дальше я взял ещё 5 серверов, внёс предоплату 50 косарей, через неделю, я заплатил ещё 150 косарей, но они упали на первый заказ, а по второму у меня пошла пеня, да я такого поставщика гулять отправлю на следующий день
Если Вы, конечно, это имели ввиду.

Правильно! именно это и имел ввиду.
В этом главная причина, поэтому и утверждали, что
С точки зрения документооборота это вообще шаг назад, то есть та же волокита

В чем проблема? клиент не хочет платить согласно договора и парит частичными оплатами.
Получается если он фирму дурит с платежами, все класс, работать можно или даже нужно.
Частенько такие плательщики, потом создают проблемы с дебеторкой.
Уход таких, возможно, не будет горем потери клиента, а радостью сохранения денег.