Операция “Крот” или как грамотно выявить крысу в торгующей фирме?

[CompAs]

Операция “Крот” или как грамотно выявить крысу в торгующей фирме?

 

В общем разговор пойдет про розничную торговлю.

 

  На продажах работают 3 сотрудника. Схема работы: клиент в офисе выписывает у сотрудника товар, о оплачивает этому же сотруднику. Клиенту выдается простая накладная (не из 1С, а по сути обычная бумажка) для получения товара на складе. Продавец записывает продажу на бумажный носитель (пусть будет блокнот), приносит деньги в кассу (касса не отдельностоящая, просто один из продавцов пробивает еще и чеки и то не всегда). В течение дня все продажи 3х менеджеров, один из них вбивет в эксель (простая табличка, ФИО клиента и сумма, дата).

 

Проблема №1:

   Присутствовали сливы заказов на сторону, деньги в карман манагеру. Организовал контрольную закупку. Выявил быстро, далее показательная порка и покаяние сотрудника. Проблема вроде решена, но проблески повторения ситуации замечаю. Что делать? Опять драть "коллегу" руками директора? Тогда его уволят сразу и по голове могут дать. Дирек у нас серьезный, в прошлом спортсмен, одному бубен за крысятничество уже ломал. (зверский метод, сам такие методы не приемлю) Данная тема по заказам  отдана одному сотруднику (он не занимается продажами) официально и часть прибыли отдается директору. Т.е. данного сотрудника естественно не устраивает, что кто то пытается делать левак по сути на его направлении.

 

 Прошу высказать мысли как можно еще провести мониторинг и профилактику по данному вопросу?

 

 

Проблема №2 (более серьезная)

 

  В описанной в  начале схеме работы фирмы есть много дыр и зон, при которых можно легко и безнаказанно рубить левак:

  Продать по рознице, а записать как со скидкой. Никто и никогда не следит за этими таблицами и бумажными носителями, т.е. по сути менеджеры предоставлены сами себе. В 2х сотрудниках я не уверен и думаю, что они эту схему используют. Один это точно, доказано, но доказательств реальных просто нет.

 

Директор старой закалки и все перевести на комп в программу он не согласится.  

 

И вот собственно вопрос:

 

Как оптимизировать деятельность фирмы, чтобы избавиться от такого левака?

 

Хотелось бы получить советы.

 

Заранее спасибо.

 

[Microfinans]

Операция “Крот” или как грамотно выявить крысу в торгующей фирме?

 

В общем разговор пойдет про розничную торговлю.

 

  На продажах работают 3 сотрудника. Схема работы: клиент в офисе выписывает у сотрудника товар, о оплачивает этому же сотруднику. Клиенту выдается простая накладная (не из 1С, а по сути обычная бумажка) для получения товара на складе. Продавец записывает продажу на бумажный носитель (пусть будет блокнот), приносит деньги в кассу (касса не отдельностоящая, просто один из продавцов пробивает еще и чеки и то не всегда). В течение дня все продажи 3х менеджеров, один из них вбивет в эксель (простая табличка, ФИО клиента и сумма, дата).

 

Проблема №1:

   Присутствовали сливы заказов на сторону, деньги в карман манагеру. Организовал контрольную закупку. Выявил быстро, далее показательная порка и покаяние сотрудника. Проблема вроде решена, но проблески повторения ситуации замечаю. Что делать? Опять драть "коллегу" руками директора? Тогда его уволят сразу и по голове могут дать. Дирек у нас серьезный, в прошлом спортсмен, одному бубен за крысятничество уже ломал. (зверский метод, сам такие методы не приемлю) Данная тема по заказам  отдана одному сотруднику (он не занимается продажами) официально и часть прибыли отдается директору. Т.е. данного сотрудника естественно не устраивает, что кто то пытается делать левак по сути на его направлении.

 

 Прошу высказать мысли как можно еще провести мониторинг и профилактику по данному вопросу?

 

 

Проблема №2 (более серьезная)

 

  В описанной в  начале схеме работы фирмы есть много дыр и зон, при которых можно легко и безнаказанно рубить левак:

  Продать по рознице, а записать как со скидкой. Никто и никогда не следит за этими таблицами и бумажными носителями, т.е. по сути менеджеры предоставлены сами себе. В 2х сотрудниках я не уверен и думаю, что они эту схему используют. Один это точно, доказано, но доказательств реальных просто нет.

 

Директор старой закалки и все перевести на комп в программу он не согласится.  

 

И вот собственно вопрос:

 

Как оптимизировать деятельность фирмы, чтобы избавиться от такого левака?

 

Хотелось бы получить советы.

 

Заранее спасибо.

 

А почему не автоматизируете производственный процесс? Сейчас на рынке множество решений, при чём есть и бюджетные. Более того, есть бесплатные до 10-12 сотрудников. Зачем придумывать колесо?

[CompAs]

А почему не автоматизируете производственный процесс? Сейчас на рынке множество решений, при чём есть и бюджетные. Более того, есть бесплатные до 10-12 сотрудников. Зачем придумывать колесо?

 

Это не мой профиль/специфика, буду признателен за предоставление более конкретных вариантов. 

[pevgen]

Разделите функции, деньги через одни руки. Суммы по ККМ и по экселю должны биться в конце каждой смены, это легко проверить.

Ведите учет накладных, корешок в офисе, накладная на складе, сбиваем корешки и накладные. В эксель добавьте номер накладной.

[CompAs]

Разделите функции, деньги через одни руки. Суммы по ККМ и по экселю должны биться в конце каждой смены, это легко проверить.

Ведите учет накладных, корешок в офисе, накладная на складе, сбиваем корешки и накладные. В эксель добавьте номер накладной.

 

"деньги через одни руки" - не выйдет. Например 3 продавца обслуживают 3х клиентов, двое с накладными пошли к третьему на оплату(у него касса), тот в свою очередь тоже с клиентами общается. Неразбериха будет. Нанимать отдельного кассира никто не будет. У нас поток клиентов, быстро обслужил, быстро отпустил. Суммы по екселю и кассе не совпадают, не всем клиентам чеки бьются.

 

По накладным понятно, но это проблему до конца не решает.

 

Объясню. Я пришел купить товар, мне его продали по рознице на 10000 руб. Я забрал со склада и уехал. Продавец провел эту продажу как за 8000р. Вбил в экселе. Чек не выдал.

[pevgen]

"деньги через одни руки" - не выйдет. Например 3 продавца обслуживают 3х клиентов, двое с накладными пошли к третьему на оплату(у него касса), тот в свою очередь тоже с клиентами общается. Неразбериха будет. Нанимать отдельного кассира никто не будет. У нас поток клиентов, быстро обслужил, быстро отпустил. Суммы по екселю и кассе не совпадают, не всем клиентам чеки бьются.

 

По накладным понятно, но это проблему до конца не решает.

 

Объясню. Я пришел купить товар, мне его продали по рознице на 10000 руб. Я забрал со склада и уехал. Продавец провел эту продажу как за 8000р. Вбил в экселе. Чек не выдал.

Вы пытаетесь меня убедить, что это невозможно или хотите реально исправить ситуацию навсегда?

[Гость neosev]

Пытливый славянский ум найдет брешь в любой системе. Только страх способен остановить вора.

Системный контроль, достойная мотивация и жесткое справедливое наказание.

Зы: поймали вора, не прощайте. увольняйте сразу и с показательной поркой! Оставите: продолжит воровать сам и заразит коллег этим ремеслом.

[CompAs]

Вы пытаетесь меня убедить, что это невозможно или хотите реально исправить ситуацию навсегда?

 

Конечно исправить ситуацию. Просто пытаюсь просчитать, какие дыры остаются при таком раскладе.

[pevgen]

Конечно исправить ситуацию. Просто пытаюсь просчитать, какие дыры остаются при таком раскладе.

Тогда думайте КАК перестроить схему работы. Латать дыры в существующей схеме к успеху не приведет, качество (в данном случае качество платежей) надо встраивать в процесс, т.е. при попытке левака покупка не должна состояться.

 

И потом, сумма по кассе не пробивается - это политика владельца или инициатива снизу?

Если политика владельца, то делаем разделение потоков, только по ККМ не пробивает один менеджер в день, а по двум сумма бьется. Заведите для этого специальную книжку БСО и выдавайте ее вначале смены дежурному теневику.

[CompAs]

Тогда думайте КАК перестроить схему работы. Латать дыры в существующей схеме к успеху не приведет, качество (в данном случае качество платежей) надо встраивать в процесс, т.е. при попытке левака покупка не должна состояться.

 

И потом, сумма по кассе не пробивается - это политика владельца или инициатива снизу?

 

 

К сожалению политика руководства.

[pevgen]

К сожалению политика руководства.

Значит с этим ничего нельзя сделать. Если сотрудник видит, что хозяин вор, то у него украсть не грех.

Но попробуйте от двух менагеров пробивать по честному, а одного в черную по отдельному учету, должно помочь

[CompAs]

Значит с этим ничего нельзя сделать. Если сотрудник видит, что хозяин вор, то у него украсть не грех.

Но попробуйте от двух менагеров пробивать по честному, а одного в черную по отдельному учету, должно помочь

 

Руководитель не вор, просто у него такой склад ума, что на такие очевидные "дыры", так скажем не афишируемые, он закрывает глаза. Даже скорее всего считает это мелочью. У меня иногда складывается чувство, что он торгует на рынке пирожками и все так просто. Но тут обороты в среднем в день начинаются от 0.7 млн. руб. 

[Farmers]

 Выход прост и незатейлив. Менеджеры работают с клиентом и пишут бумагу - что ему надо и по какой цене. Это как бы счет. Потом клиент идет к КАССИРУ, так по счету выписывает накладную на склад, принимает деньги, выписывает приходно кассовый ордер. Счет менеджером выписывается в двух экземплярах, накладная тоже в двух. В конце дня или недели все сверяется.

 Если директор любит бардак, трудности и воровство, то фирме рано или поздно придет капут. Кассир должен быть свой.

 Из опыта. Когда первый раз попал в бизнес, то директрисса пьянствовала и меняла мальчиков - грузчиков. На фирме воровали все кому не лень. Но денег все равно было завались. Когда стал зам директором, то первым делом отправил очередного мальчика - грузчика в нокаут, мальчик любил велосипеды и по офису ездил на велосипеде. Потом навел порядок на целой куче складов. Оказалось, что у фирмы есть целый ангар битком набитый матрасами. Про него забыли.

 Фирма занималась мебелью. Затем поездил по мебельным фабрикам и обнаружил огромные деньги, которые фирма проплатила, а товар не брала. В общем бардак был страшный, как и обороты. В ходу на Украине тогда были купоны. Так вот когда я пришел в фирму, то было 400 млн. купонов долгов, а через три месяца стало 1 млрд. 200 млн. прибыли.

 Ушел оттуда после того, как очередной мальчик - грузчик тоже стал замдиректора, а директрисса за 800 млн. купила недостроенный универмаг. Через квартал фирма стала банкрот.

 Тут по отношению к директору все просто - умный сразу поймет, а дураку ничего все равно не докажешь.

 А так будете бороться - получите по голове. Поэтому или уйдите, или прекратите или создайте с ними, менеджерами преступную группировку под названием шайка. Смотрите на жизнь проще.

[CompAs]

А так будете бороться - получите по голове. Поэтому или уйдите, или прекратите или создайте с ними, менеджерами преступную группировку под названием шайка. Смотрите на жизнь проще.

 

Спасибо, очень полезная информация. Буду думать как все реализовать, хотя не все так просто.

 

По поводу шайки... Бороться с этим буду не смотря ни на что. (моей финансовой выгоды тут нет) По голове получу? Отвечу! Живу по принципу: если мне наступили на ногу, то я наступаю на голову. Момент такой, я директору должен, не денег, просто должен.  

[AlexPopov]

Да увольте вы нафиг таких сотрудников! Ну пригрозите вы 1 раз, накажите другой. Все равно через время займется тем же или что хуже придумает как делать так чтобы вы не замечали левака

[CompAs]

Пытливый славянский ум найдет брешь в любой системе. Только страх способен остановить вора.

Системный контроль, достойная мотивация и жесткое справедливое наказание.

Зы: поймали вора, не прощайте. увольняйте сразу и с показательной поркой! Оставите: продолжит воровать сам и заразит коллег этим ремеслом.

 

Все верно.  Пока только так и выходит. Но как мотивировать людей без финансовой составляющей? Они сидят на з/п в 20-30 руб. 

[pevgen]

Все верно.  Пока только так и выходит. Но как мотивировать людей без финансовой составляющей? Они сидят на з/п в 20-30 руб. 

А вы с людьми разговаривали? Их действительно кроме денег ничего не интересует?

[CompAs]

А вы с людьми разговаривали? Их действительно кроме денег ничего не интересует?

 

Да!

[pevgen]

Да!

Ну значит как наведете порядок ждите текучки кадров

[MaxZorro]

Вы сами ответили на свои вопросы.

Разделять и властвовать.

Если директор закалил свою стать давно и перековываться не желает - прощаться с таким болотом надо.