Эффективность бизнес-процессов на малых и средних предприятиях

[violo]

Эффективность бизнес-процессов на малых и средних предприятиях

Не так часто можно встретить организацию, структура которой была прописана еще до ее создания, а развитие в течение многих лет укладывалось на сто процентов в заданную концепцию. Последнее в принципе не возможно. Компании, которые не изменяются, постоянно вместе с рынком не жизнеспособны. Успешные компании — это живой организм. Персонал, подразделения, направления, производства, склады, офисы — все это должно постоянно переживает мелкие и крупные реструктуризации.

И вот в процессе таких реструктуризаций, в один печальный момент, а он непременно однажды наступит, вы, вдруг оказывается, что все бизнес-процессы в компании идут непростительно медленно, а большинство распоряжений «уходят в народ» и месяцами не возвращаются в виде результатов. И вроде все это не потому, что на вас работают только ленивые и нерадивые сотрудники. Просто почему-то в процессе выполнения своей работы они начали постоянно сталкиваются с какими-то дополнительными трудностями. Наиболее ценные сотрудники большинство своего рабочего времени тратят на то, чтобы протащить бизнес-процессы через соответствующие подразделения фирмы. Потому что если лично не отнести счет в бухгалтерию и не напоминать о нем каждые полчаса — оплаты не будет, если не сидеть часами в отделе логистики — заказ вовремя не отправят, и если не звонить каждый день в службу сервиса — выезда к клиенту не случится и дальше в том же духе. И вроде бы каждый на своем месте и сотрудники все толковые, а работа не идет.

В таком состоянии находятся очень многие российские малые и средние компаний и не осознают этого. А ведь именно здесь порой стоит искать рецепт того самого повышения эффективности бизнеса, который так необходим сегодня.

Симптомы описанной болезни компании обнаружить очень просто. Проанализируйте, насколько часто вы узнаете о жалобах клиентов на задержки. Если задержки регулярны, в независимости от причин, которые, несомненно, каждый раз весьма уважительные — значит, проблема существует. Или другой способ: проследите путь распоряжений руководителей среднего звена. Если большая часть из них не исполняется без последующего напоминания — то опять же присутствует признаки кризиса организации бизнес-процессов. А уж если Генеральный директор лично распорядился, а после этого у него нет стопроцентной уверенности, что все будет выполнено в полном объеме и в кратчайшие сроки, — то в компании большие проблемы.

В такой ситуации худшее, что можно сделать, это начать латать дыры в организации бизнес-процессов, проводя бесконечные совещания по проблемам работы и назначая всех подряд ответственными за ту или иную повседневную операцию, с исполнением которой возникают регулярные трудности.

Эффективный способ исправления ситуации требует системного подхода. Необходимо прописать все бизнес-процессы на бумаге с нуля, начиная от цели и миссии компании и заканчивая повседневными действиями каждого конкретного сотрудника, от введения в ассортимент нового оборудования, до закупки туалетной бумаги для офиса.

Для выполнения такой масштабной работы можно пригласить сторонних консультантов, а можно собрать рабочую группу внутри коллектива. Первые хороши тем, что теоретически имеют большой опыт, вторые лучше знают внутренности компании.

На первый взгляд такие мероприятия удел крупных западных фирм. Во-первых, здесь привыкли к максимальной формализации труда, во-вторых, система функционирования крупного бизнеса настолько сложна, что четкой документальное описание всех процессов просто необходимо. Стоит ли заниматься такой бюрократией, если в компании работают всего пару десятков человек? Если стоит, то начиная, с какого размера организации это необходимо.

Опыт показывает, что стоит, и формализация бизнес-процессов необходима уже с того момента, когда в компанию приходит работать второй сотрудник. А уж о компании численностью в десяток человек и говорить не приходится.

Итак, если все так печально как описано выше, действовать нужно немедленно. К процессу должны быть привлечены в первую очередь Генеральный директор, исполнительный директор (директор по развитию), руководители подразделений и кадровая служба. Каждый будет отвечать за описание своего функционального центра. Впоследствии готовый документ должен быть оценен каждым сотрудником компании в рамках своих обязанностей.

Последовательность действий, которая подходит большинству организаций следующая:

1. Прописать все бизнес процессы

Для начала необходимо сформировать деревья бизнес-процессов от общей цели до максимальной детализации всех функций. Например, компания продает оборудование. Для этого в компании выполняются следующие функции: непосредственно продажа, заказ оборудования, складирования товарного запаса, маркетинг, реклама и тому подобное. Далее проводится детализация по каждой функции. Допустим, продажи: через розничные магазины, оптом со склада, через интернет магазин. Следующий уровень детализации — например, продажи оптом со склада включают в себя: обслуживание постоянных дилеров, расширение клиентской базы… И так далее вплоть до уровня элементарного действия сотрудника, вроде: «звонок каждому дилеру раз в месяц».

2. Определить горизонтальные связи между функциями

Все процесс в компании не идут только в вертикальном направлении. Разумеется, существуют горизонтальные связи. Например, после продажи отдел закупок должен или произвести заказ оборудования, или подготовить отгрузку со склада, а до продажи бухгалтерия должна выписать счет, менеджер по работе заключить договор и так далее. Таким образом, все горизонтальные связи должны быть прописаны с той же степенью детализации как и вертикальные деревья бизнес-процессов.

3. Распределить бизнес процессы по сотрудникам

Результатом первых двух этапов станет перечень элементарных процессов, которые представляют собой обязанности сотрудников, охватывающих всю деятельность компанию. Теперь осталось распределить эти обязанности между сотрудников. На данном этапе становится известен реальный объем текущей работы в компании.

При этом если особенность деятельности компании позволяет, все элементарные процессы следует оценить в количестве рабочих часов, которые необходимы для их выполнения. После этого путем сравнения полученного суммарного времени трудозатрат с тем, что можно получить из имеющегося штата сотрудников, можно выявить нехватку или избыток рабочих рук.

После выявления всего объема работы будут выявлены слабые участки, которые, впоследствии, должны быть усилены путем принятия на работу дополнительных сотрудников и перераспределения обязанностей.

4. Составить служебные инструкции

Практическую плоскость формализации бизнес-процессов в компании должны придать написания служебных инструкций для абсолютно всех сотрудников компании. При этом инструкции должны быть максимально конкретные и подробные. Поверхностно составленные инструкции могут свести на нет всю проделанную работу.

Инструкции в обязательном порядке должны содержать по каждой элементарной обязанности сотрудника следующие пункты:

a) Обязанность. Конкретное и подробное описание каждой обязанности. Причем не в виде, например, «наполнение сайта», а максимально утилитарно, как то: «размещение новостей каждые две недели».

b) Цель. Конечный результат или показатели, достижение которых признается выполнением обязанности.

c) Срок. Сотрудник должен не делать что-то в принципе, а делать что-то в четко установленные сроки, которые могут быть заданны или в виде привязки к конкретным событиям (например, повторный звонок клиенту должен быть сделан в течение одной недели) или в виде периода (например, между звонками дилеру должно проходить от 20 до 30 дней).

d) Отчетность. Выполнение каждой обязанности должно не просто контролироваться, а документироваться в реальном времени. Для этого может использоваться как система CRM, так и обычные электронные таблицы Excel. Непосредственный руководитель должен иметь возможность получать информацию о полноте исполнения обязанностей своими подчиненными не только в разрезе месяца, но и за неделю и даже день.

e) Мотивация. Опыт показывает, что не достаточно определить для сотрудников, что им делать и в какие сроки. Оплата труда должна напрямую зависеть от полноты выполнения обязанностей. При этом она должна включать в себя минимальную безусловно постоянную часть, условно постоянную часть и бонусы (премии). Первая часть зарплаты представляет собой то, что сотрудник гарантированно получает несмотря не на что. Условно постоянная часть должна зависеть от полноты выполнения сотрудником своих текущих обязанностей в указанные сроки. И третья часть — это премии по результатам работы. При этом вторая и третья часть выплаты не должны быть связаны между собой. Например, если сотрудник отдела продаж перевыполнил план по продажам, но при этом систематически не выполнял обязанности по поддержанию лояльности постоянных клиентов, то бонусы за продажи он получить должен, однако условно-постоянная часть заработной платы должна быть сокращена. Каким образом распределять предполагаемые доходы сотрудников между этими тремя частями зависит от специфики его деятельности. Принцип один — сотрудник не должен получать полную зарплату, если он неудовлетворительно выполняет хотя бы часть из своих обязанностей.

При этом критерии выполнения обязанностей должны быть максимально прозрачны. Сотрудник сам должен понимать по итогам месяца, каким будет его доход. Влияние субъективного мнения непосредственного руководителя должно быть сведено к минимуму.

Итак, в результате проделанной работы мы имеем в компании четко налаженную систему бизнес-процессов. Однако расслабляться не стоит. Во-первых, наверняка учтено не все при начальном проектировании процессов, а, во-вторых, любое изменение в компании ведет к частичной перестройке бизнес-процессов. Таким образом, системе необходимо делать периодический «апгрейд», только в этом случае ее эффективность не будет снижаться, а напротив, повышаться в процессе совершенствования.

 

Егор Шиенков

[serzik]

Отлично, Вы все написали.

Я столкнулся с такой проблемой, сейчас возглавил продажи а точнее взялся настроить правильно работу небольшого предприятия занимающуюся строительными материалами. И столкнулся с проблемой кадров, старые сотрудники не охотно хотят подстраиваться под мои методы работы, которые 100% приведут к результатам.

Начал искать новых менеджеров, приходят люди которых приходиться по 1 месяцу учить, и заставлять их работать. Я представляю себя, когда я устроился менеджером, какое у меня было желание я работал днем и ночью ради результата.

Что посоветуете в моем случае?

[AlexShubin]

Отлично, Вы все написали.

Я столкнулся с такой проблемой, сейчас возглавил продажи а точнее взялся настроить правильно работу небольшого предприятия занимающуюся строительными материалами. И столкнулся с проблемой кадров, старые сотрудники не охотно хотят подстраиваться под мои методы работы, которые 100% приведут к результатам.

Начал искать новых менеджеров, приходят люди которых приходиться по 1 месяцу учить, и заставлять их работать. Я представляю себя, когда я устроился менеджером, какое у меня было желание я работал днем и ночью ради результата.

Что посоветуете в моем случае?

 

 

Задайте себе вопрос - тех ли людей принимаете на работу? В качестве направления ответа - есть такая замечательная простая модель мотивации и оценки CAN-WANT-MAY

[serzik]

Задайте себе вопрос - тех ли людей принимаете на работу? В качестве направления ответа - есть такая замечательная простая модель мотивации и оценки CAN-WANT-MAY

Поподробнее можно пожалуйста, в чем суть дела?

[Snek]

Доброго вам времени суток Игорь, всё что вы описали это трудоёмкий, рутинный процесс, для этого необходима хорошая организация и концентрация руководства, тогда спрашивается, зачем столько усилий, если благодаря новым решениям, можно автоматизировать все процессы, при том при всё что это будет эффективнее.

[oboltus]

общегосударственная система профессионального обучения-что это? подскажите,где можно найти описание этой системы!

[Snek]

общегосударственная система профессионального обучения-что это? подскажите,где можно найти описание этой системы!

 

Советую Вам не заострять внимание на его словах, мне кажется что он просто из каких-то энциклопедий накопировал.

[Theirry]

Электронный документооборот и автоматизированные бизнес процессы с помощью внедрения ИТ-продуктов многое повышает эффективность средних компаний.

Правда насчёт малых ничего не могу сказать, может его цитаты из Википедии верны.

[Snek]

Электронный документооборот и автоматизированные бизнес процессы с помощью внедрения ИТ-продуктов многое повышает эффективность средних компаний.

Правда насчёт малых ничего не могу сказать, может его цитаты из Википедии верны.

 

Это более современные способы, но честно говоря ШареПоинт имеет такую такие функции, но тут надо всегда смотреть о чём вообще идёт речь.

Я так понимаю судя по высказивания уважаемого, создавшего данный топик, тут речь идёт не только об офисной работе, а о предприятиях в целом.

И вот чего не встречал так это чтобы на каком-то предприятии можно было бы внедреть данное решение.

[Theirry]

Это более современные способы, но честно говоря ШареПоинт имеет такую такие функции, но тут надо всегда смотреть о чём вообще идёт речь.

Я так понимаю судя по высказивания уважаемого, создавшего данный топик, тут речь идёт не только об офисной работе, а о предприятиях в целом.

И вот чего не встречал так это чтобы на каком-то предприятии можно было бы внедреть данное решение.

 

Шарик можно применить и в производстве, и не обязательно это должен быть офис, главное наличие компьютерной сети, а уж по функционалу можно подобрать что угодно!

[Snek]

Шарик можно применить и в производстве, и не обязательно это должен быть офис, главное наличие компьютерной сети, а уж по функционалу можно подобрать что угодно!

 

А Вы я так понимаю специалист по внедрению?

[Theirry]

А Вы я так понимаю специалист по внедрению?

 

Да я внедряю данное решение, работаю в одной компании поиском и предоставлением клиентов не занимаюсь, так как я просто из отдела как раз работающего по шарику в одной крупной компании.

[Snek]

Да я внедряю данное решение, работаю в одной компании поиском и предоставлением клиентов не занимаюсь, так как я просто из отдела как раз работающего по шарику в одной крупной компании.

 

Я не совсем понимаю Вы в одном топике написал, что стоимость данного решения идёт от 200-300 тыс. руб, что получается теперь компанию создать стало сложнее и дороже, ведь по Вашим словам это что-то необходимое и должно быть везде.

Как Вы думаете если у компании обороты 60 млн, рентабельность 30%, а чистая прибыль составит около 6-9 млн в год.

Возьмём худший вариант, получается в месяц 500 тыс чистыми, а значит если поставить полную версию портала фирме придётся работать на данное решение месяца два это как минимум, насколько измениятся цыфры после?

[Theirry]

Автор забыл про тему свою.

 

Ну бывает такое.

Но я считаю что это не главное!

Главное чтобы другие пользователи поддерживали её, интересовались и вели дискуссии. Автор это всего лишь человек, который сделал подачу, а продолжать могут други заинтерсовавшися, может те кто общается в этой теме хотели создать похожий топик, но не знали как правильно изложить свои мысли чтобы начать и привлечь к обсуждению других пользователей.

[Theirry]

Я не совсем понимаю Вы в одном топике написал, что стоимость данного решения идёт от 200-300 тыс. руб, что получается теперь компанию создать стало сложнее и дороже, ведь по Вашим словам это что-то необходимое и должно быть везде.

Как Вы думаете если у компании обороты 60 млн, рентабельность 30%, а чистая прибыль составит около 6-9 млн в год.

Возьмём худший вариант, получается в месяц 500 тыс чистыми, а значит если поставить полную версию портала фирме придётся работать на данное решение месяца два это как минимум, насколько измениятся цыфры после?

 

Ну я не бухгалтер, но они изменятся в лучшую сторону может процентов до 50, это зависит от набора функционала, от рентабельности компании, от количества офисов и рабочих мест, я Вам так не могу ответить на данный вопрос.

Ну вот сколько у Вас было клиентов по внедрению?

[bratello]

Это более современные способы, но честно говоря ШареПоинт имеет такую такие функции, но тут надо всегда смотреть о чём вообще идёт речь.

Я так понимаю судя по высказивания уважаемого, создавшего данный топик, тут речь идёт не только об офисной работе, а о предприятиях в целом.

И вот чего не встречал так это чтобы на каком-то предприятии можно было бы внедреть данное решение.

 

Не можно, а обязательно нужно.

Я подобную систему пытался внедрить у себя на производстве. Но поскольку мой партнер был стар и туп в этом вопросе и взял на работу своих родственников, таких же старых и тупых, то никакие описания бизнес-процессов и попытки их внедрения и контроля не помогали. А именно из-за косяков работников терялись огромные, по меркам тогдашнего оборота производства, средства. Я пару раз считал и показывал, где-то в 2 раза в среднем мы тратили больше, чем положено.

А примеры внедрения таких систем имеются, и в последнее время их все больше и больше. Как видите динамично развивающуюся новую компанию знайте, что там по-любому внедрено нечто подобное.

 

Кстати, сколько может стоить описание, разработка и внедрение таких процессов сторонними специалистами? Какие-то рамки бы в цифровом выражении...

[Snek]

Не можно, а обязательно нужно.

Я подобную систему пытался внедрить у себя на производстве. Но поскольку мой партнер был стар и туп в этом вопросе и взял на работу своих родственников, таких же старых и тупых, то никакие описания бизнес-процессов и попытки их внедрения и контроля не помогали. А именно из-за косяков работников терялись огромные, по меркам тогдашнего оборота производства, средства. Я пару раз считал и показывал, где-то в 2 раза в среднем мы тратили больше, чем положено.

А примеры внедрения таких систем имеются, и в последнее время их все больше и больше. Как видите динамично развивающуюся новую компанию знайте, что там по-любому внедрено нечто подобное.

 

Кстати, сколько может стоить описание, разработка и внедрение таких процессов сторонними специалистами? Какие-то рамки бы в цифровом выражении...

 

Ну я как и уважаемый Theirry не бухгалтер, но и не техник, а вообще, что касаемо внедрения сторонними спецами, то сейчас как мне сказал уважаемый есть около 30 фирм по России, довольно серьёзные из них около 10, хотя я сталкивался только с двумя, ну помимо нашей, конечно:)))

А цифры полностью зависят от того что Вы хотите получить на выхлопе, поймите для каждого клиента, наша компания, за остальных не буду говорить, может подобрать очень и очень широкий и различный функционал, стоимость зависит как раз от набора этого функционала.

Ну а если цифры, то бюджет мы начинаем строить с 200-300 тыс руб, можно, конечно и меньше, но тогда функционал будет настолько урезан, что мы не видим смысла ставить такие пакеты, хотя желание клиента для нас закон:)))

[Theirry]

Ну я как и уважаемый Theirry не бухгалтер, но и не техник, а вообще, что касаемо внедрения сторонними спецами, то сейчас как мне сказал уважаемый есть около 30 фирм по России, довольно серьёзные из них около 10, хотя я сталкивался только с двумя, ну помимо нашей, конечно:)))

А цифры полностью зависят от того что Вы хотите получить на выхлопе, поймите для каждого клиента, наша компания, за остальных не буду говорить, может подобрать очень и очень широкий и различный функционал, стоимость зависит как раз от набора этого функционала.

Ну а если цифры, то бюджет мы начинаем строить с 200-300 тыс руб, можно, конечно и меньше, но тогда функционал будет настолько урезан, что мы не видим смысла ставить такие пакеты, хотя желание клиента для нас закон:)))

 

Соглашусь с Вами, тут хоть и есть немного саморекламы, но в этом что-то есть, я уже не беру в расчёт уровень сервеса и грамотность специалистов, а вот спектр возможностей есть, есть уникальность типа того что Вы мне рассказывали про совмещение ШареПоинта и битрикcа или CRM, звучит, конечно, классно, как только внедрите кому-нибудь скиньте контакты очень хочу поглядеть на данное творение в деле.

Могу посоветовать контору, где я работаю, мы не хуже их внедряем и дорабатываем данное ПО, но всё же нет у нас таких интересных и конкурентноспособных задумок))))

[Spazz]

И столкнулся с проблемой кадров, старые сотрудники не охотно хотят подстраиваться под мои методы работы, которые 100% приведут к результатам.

Начал искать новых менеджеров, приходят люди которых приходиться по 1 месяцу учить, и заставлять их работать.

Ну, тут уж, как сами видите, думаю, проблема в организованности. Для того, чтобы поднять ее на желаемую планку, понадобится, как минимум, немного мотивировать сотрудников на более-мене продуктивную работу. Этого, в свою очередь, можно достичь множеством способов. В частности, есть ведь такой вариант как тренинги. "школу продавцов" ("Гермес") возьмите. У многих поначалу подобные проблемы возникали, как мне кажется: ничего, приноровились, так сказать.

[LeeLou]

bratello "Я подобную систему пытался внедрить у себя на производстве. Но поскольку мой партнер был стар и туп в этом вопросе и взял на работу своих родственников, таких же старых и тупых, то никакие описания бизнес-процессов и попытки их внедрения и контроля не помогали."

 

Вот это бизнес)))

[Utiko]

По-моему, как один из эффективных способов сократить затраты - это внедрить средства для ЭДО. Причем затраты сократятся как финансовые, так и временные, т.е. улучшаться показатели производства.

[howker]

Отлично, Вы все написали.

Я столкнулся с такой проблемой, сейчас возглавил продажи а точнее взялся настроить правильно работу небольшого предприятия занимающуюся строительными материалами. И столкнулся с проблемой кадров, старые сотрудники не охотно хотят подстраиваться под мои методы работы, которые 100% приведут к результатам.

Начал искать новых менеджеров, приходят люди которых приходиться по 1 месяцу учить, и заставлять их работать. Я представляю себя, когда я устроился менеджером, какое у меня было желание я работал днем и ночью ради результата.

Что посоветуете в моем случае?

 

Есть система внедрив которую вы не будете вообще заниматься обучением нового персонала, а работать они будут без принуждения как хорошо отлаженный механизм. При этом можно не бояться что с завтрашнего утра уволятся без предупреждения хоть все сотрудники!

[Dimok76]

Theirry, а в чем принципиальная разница между вашим решением и Мегапланом? Задачи решаются одни и те же

[Igor5634]

На мой взгляд нужно внедрить систему автоматизации бизнес процессов и управления персоналом. Она даст возможность значительно повысить производительность предприятия и наладить все бизнес функции. Например такие системы управления, как CRM системы, система управления персоналом KPI-Drive и другие.

[Utiko]

На мой взгляд нужно внедрить систему автоматизации бизнес процессов и управления персоналом. Она даст возможность значительно повысить производительность предприятия и наладить все бизнес функции. Например такие системы управления, как CRM системы, система управления персоналом KPI-Drive и другие.

 

Какие лучше внедрять, чтобы не особо дорого было?